Александра Барсукова
Оказывались ли вы в ситуации, когда размеренный рабочий темп превращается в гонку на выживание? Когда задач столько, что не знаешь, за что хвататься, и потихоньку подкатывает паника. Взять себя в руки и суметь разрулить навалившиеся дела вам помогут эти десять простых лайфхаков.
Не важно, работаете ли вы в штате или ведете собственные проекты, практически каждому приходилось сталкиваться с авралами время от времени.
Небольшая ремарка, если вы работаете на себя, и в какой-то момент кажется, что количество задач превысило все допустимые пределы, на самом деле – это повод порадоваться. Значит, вы выходите на новый уровень, и сейчас нужно просто перестроить свою работу. В конце концов, сдаться вы всегда успеете, но почему бы не попробовать покорить новую высоту.
Итак, как оставаться эффективным, если приходится работать в условиях цейтнота:
1. Прежде всего, нужно успокоится.
Но как? Отвечаю. Выпишите все задачи. Все, что крутится в голове. Таким образом мы убиваем стадо мамонтов. А еще снимем тревожность и ничего не забудем. Когда задачи визуализированы, их оказывается не так много, как представлялось. Мы получаем конкретное количество, а не абстрактно-пугающее «много». Появляется возможность грамотно расставить приоритеты. В общем, если накрыла паника из серии «я ничего не успеваю, у меня много работы», составляем список.
ВАЖНО: новые задачи, возникающие в течении дня, если не беремся делать прямо сейчас, тоже заносятся в список. Личные, не рабочие дела, которые нужно сделать (поздравить подругу, позвонить сантехнику, заказать подарок и т. п.) — туда же.
2. Каждые 2-3 часа устраиваем паузы-перезагрузки.
Нужно 5-15 минут полностью отвлечься от работы. Классический ход – сходить сделать чай. Или пройти пешком пару кварталов.
Зачем? Когда работаешь в авральном режиме, начинаешь постепенно наращивать темп: быстрее, быстрее, отвечаю на звонок, параллельно редактирую документ и пишу в Skype. В какой-то момент, эффективность начинает падать, остается только суета. А короткие перерывы позволяют выйти из быстрого, но не эффективного темпа.
3. В течение дня обязательна часовая прогулка в обеденное время.
Без мыслей о работе.
Как понять, что вы «правильно» погуляли? Если вы увидели или услышали что-то интересное, что-то, что заставило улыбнуться. Если нет, значит, не важно, где было ваше тело, мысли не покидали рабочего места. Но даже это лучше, чем ничего.
Если быть честной, то это, наверное, самое сложное – оставить работу на час, когда у тебя все «горит», и внутренний паникер вопит от ужаса. Нужно это все для той же эффективности.
Можно сидеть на стуле весь день, и спустя 4-5 часов работоспособность начнет падать в геометрической прогрессии. Тогда нет смысла задерживаться на работе, так как на действие, которое в обычном состоянии требует 5 минут, потратишь все 20. При работе в таком режиме в течении нескольких дней, с каждым днем количество эффективных часов будет падать. Значит, делаем ставку не на длительность, а на эффективность.
4. Включайте медленную музыку, например, для медитации.
Конечно, если есть такая возможность. Просто что бы стабилизировать состояние и не дать панике захватить себя. Это такая «охлаждающая жидкость» для внутреннего двигателя, чтобы не перегреться.
5. Просим о помощи, в том числе домашних.
На время часть обязанностей по дому с себя можно снять. В общем, переходим в энергосберегающий режим, и по-максимуму экономим ресурсы, чтобы направить их туда, где сейчас «пожар».
6. Ищем резервы времени.
Автоматизируйте все, что можно автоматизировать, убирайте дублирующие функции (например, отправить письмо клиенту, и позвонить, спросить, дошло ли оно), объединяйте процессы в единые блоки (например, проверка почты и сообщений на фейсбуках и в директе — в одно и то же время).
7. Максимальное делегирование.
Возможно, какой-то функционал можно временно передать в другой отдел, обсудив по какой причине и на какой срок. Либо временно нанять помощника на простые, но требующее внимания задачи.
8. Сбросить усталость и стабилизировать внутреннее состояние поможет бег.
Не прогулка, не интенсивные физические нагрузки (хотя, и они нужны), а именно бег на длинные дистанции. Тут работает та же подстройка. Когда бежишь длинную дистанцию, настраиваешься на определенный, неторопливый темп (чтобы сил хватило). Ритмичное дыхание, неторопливые движения отлично успокаивают мысли.
9. Отдыхайте.
Обязательно закладывайте дни для отдыха и перезагрузки. Представьте длительную гонку двух машинок: одну мы подзаряжаем, а вторая едет пока едется. И вот сел аккумулятор, все чаще слышится холостое «вжух-вжух». В этот момент ее весело обгоняет вторая, которая вроде бы потеряла время на подзарядку, но на самом деле, полная сил и энергии легко обходит глупую трудяжку и уносится за горизонт. Подзаряжайте свои батарейки.
10. Попутно ищем позитив в сложившейся ситуации.
Не ныть. Юмор и оптимизм дают ресурсы, а нытье их расходует.
Успехов вам в решении новых задач. Выходите на новый уровень. Оставайтесь максимально эффективными. И не забывайте отдыхать и радоваться жизни!